عمومی

۷ راه برای داشتن جلسه کاری موفق

جلسات اداری office-harmony

چیجوری جلسات اداری رو به بهترین شکل ممکن برگزار کنیم؟

به نقل از سایت مردمون؛ سومین دلیلی که وقت پرسنل سازمان رو به خود اختصاص میده جلسات سازمانی است، طوریکه ۵۰% از زمان در دسترس یه فرد صرف جلسات فردی یا دو نفره می شه. برابر نظر بیشتر افراد نصف زمان این جلسات الکی از بین میره و این بدون معناست که ۲۵% از کل زمان در دسترس فرد در جلسات روزانه از بین میره.

در زیر به ۷ روش ساده جهت افزایش کارایی و بهتر شده های جلسات می پردازیم :

  1. ضرورت تشکیل جلسه

خیلی از جلسات، عطف به جلسات گذشته بوده و غیر لازمه و میشه از راه های دیگری به یافته های این جلسات رسید. مثلاً میشه از یه یادداشت کوچیک استفاده کرد، از یه کنفرانس تلفنی کمک گرفت، می تونین با آدما به صورت جدا از هم و فردی صحبت کنین و یا حتی این موضوع رو تا جلسه ای دیگه به تاخیر انداخته و در اون جلسه مطرح کرد.

  1. یه دستور جلسه بنویسین

اگه لازم بودن جلسه واسه شما قطعی به نظر می رسه، هدف واضحی رو واسه جلسه تعیین کرده و اونو در قسمت بالای صورتجلسه بنویسین. یه از وسایل عالی مدیریت زمان، نوشتن یه پاراگراف درخصوص هدف برگزاری جلسه س. با این جمله شروع کنین ” ما این جلسه رو واسه رسیدن به اهداف زیر برگزار می کنیم : ” بعد به توضیح تفضیلی اهداف بپردازید، این کار به صورت خیره کننده و زیادی به جلسه شما نظم می بخشه. یه دستور جلسه و یا یه لیست از هر اون چیزی که باید در جلسه مطرح شه تنظیم کنین. بعد مقابل هر آیتم نام فردی که انتظار میره اون آیتم رو بکنه مقابل اون بنویسین و ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه (در صورت امکان) اونو منتشر کنین تا هر فرد بدونه در چه مواردی مشارکت داره و همه بدونن که درخصوص چه موضوعاتی در جلسه بحث می شه.

این روش رو در جلسات با رئیسان، پرسنل زیر دست، مشتریان، تأمین کننده ها و هرکی دیگری رو می تونین به کار بگیرین.

  1. یه بار شروع کنین و متوقف شید

وقتی واسه شروع و پایان جلسه مشخص کنین. مثلا اگه زمان شروع و پایان جلسه رو ۸ تا ۹ تعیین کردین دقیقاً رأس ساعت ۸ جلسه رو شروع کرده و رأس ساعت ۹ اونو کلکشو بکنین. مشخص نبودن زمان پایان جلسات یکی از عوامل اصلی شناخته شده در اتلاف وقت در جلسه هاس.

قانون دیگه: منتظر متأخرین نباشین، بدون هیچ چون و چرایی فکر کنین که متأخرین اصلا به جلسه نخوان اومد و در زمان مشخص شده جلسه رو شروع کنین. ناعادلانه س که آدمایی که سر وقت به جلسه اومده ان این جور انتظار بکشن و از راه افراد متأخر مجازات شن.

در این مورد بعضی شرکتا از سیاست خاصی استفاده می کنن اونا درب اتاق جلسات رو رأس ساعتی که به عنوان شروع جلسه گفته شده قفل می کنن و آدمایی که دیر به جلسه می رسن اجازه ورود به ان رو ندارن. با این روش شما می تونین مطمئن باشین که در جلسه بعدی اونا تأخیر ندارن.

  1. اول به سراغ موارد مهم برید

وقتی شما یه دستور جلسه تنظیم می کنین از قانون ۲۰/۸۰ استفاده کنین، ۲۰% موارد مهم رو در اول دستور جلسه بذارین، این روش در صورت کمبود وقت به شما کمک می کنه تا به ۸۰% از یافته های برگزاری جلسه قبل از اتمام اون رسیدن پیدا کنین.

  1. یافته ها رو خلاصه کنین

وقتی موردی در دستور جلسه مطرح می شه، یافته های اون و چگونگی پایان بحث رو خلاصه کنین، قبل اینکه به سراغ آیتم بعدی برید، توافقات رو در مورد آیتم فعلی کامل کنین.

دوبارهً، قبل از تصمیم واسه اجرا تواقفات پایانی شده رو بازخوانی کنین.

  1. مسئولیتای اختصاصی هر فرد رو مشخص کنین

اگه تصمیم در پیش گرفتین، مسئولیتای مخصوص هر عمل رو مشخص کنین و فرجه وقتی مربوط به اونو مشخص کنین، یادتون باشه، تصمیمات و توافقات بدون تعیین مسئول مربوطه و زمان فقطً یه هم صحبتی گذراست. به روشنی مشخص کنین، کی، چه وقتی، چه کاری رو باید بکنه.

  1. صورت جلسه رو به جریان بندازین

نوشتن دقیق صورتجلسه که جریان انداختن اون ظرف مدت ۲۴ ساعت بعد از تموم شدن جلسه (در صورت امکان) یکی از کلیدی ترین نکات در مورد به بیشترین حد رسوندن تاثیر جلساته. شخصی که یافته های جلسه رو در صورتجلسه به صورت دقیق تبیین می کنه، به صورت بالقوه از برداشته های غلط و ناصواب آینده جلوگیری می کنه. صورتجلسه باید به طور کامل از دستور جلسه ای که از پیش آماده شده پیروی کنه و باید مطمئن شید که همه به روشنی از توافقات، مسئولیتا و فرجه وقتی اون آگاهی دارن.

هدف از زندگی چیه و واسه چه هدفی باید زندگی کنین؟

چیجوری ترس از نا امید کردن بقیه رو از بین ببریم؟

مردمون